Copie



Les fonctionnalités de filigrane ou d’annotations permettent d’ajouter un texte aux copies qui sont effectuées. Cela peut être utile par exemple pour ajouter la date, une mention (« projet »), ou le nom du destinataire d’un dossier confidentiel afin de dissuader celui-ci de toute communication frauduleuse.

Certaines spécialités nécessitent de constituer des dossiers avec des pièces de formats mixtes (A4, A3, recto et recto-verso). Vérifiez que le multifonction que l’on vous propose est capable d’assembler ces originaux de sources variées, car dans le cas contraire vous serez obliger de faire un assemblage manuel des copies, ce qui peut être long et fastidieux s’il y a plusieurs exemplaires.

Comptabilisation



Afin de pouvoir refacturer les clients en fonction de l’utilisation du photocopieur, il peut être utile de faire l’acquisition d’un matériel ou d’une solution permettant de comptabiliser les copies et les impressions monochromes et couleur par compte client.

Des solutions intégrées au photocopieur existent, mais aussi des logiciels spécialisés plus puissants. Ceux-ci sont notamment utiles si vous utilisez plusieurs équipements en réseau, et que vous devez agréger les données d’utilisation sur ces différents matériels.

Impression



Pour la sécurité des dossiers et des actes, il est important de configurer la fonctionnalité d’impression protégée, qui permet de mettre en attente les documents imprimés sur le photocopieur tant que la personne qui les a édités ne s’identifie pas.